PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
Contratar e registrar um empregado são etapas essenciais para garantir o bom funcionamento de qualquer empresa, seja ela grande ou pequena. Assim, entender a importância do registro de um empregado é crucial para quem deseja estar em conformidade com a lei e evitar problemas futuros. Por isso, neste artigo, vamos explorar todos os detalhes sobre o registro de funcionários, sua importância e como realizá-lo corretamente.
O que é o registro de um empregado
O registro de um empregado é uma etapa crucial no processo de contratação formal. Ele garante que o vínculo empregatício esteja documentado e atenda às exigências legais, tanto para o empregador quanto para o funcionário. Esse processo envolve a anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e o preenchimento de documentos específicos.
Para o empregador, além de ser uma exigência legal, ele evita possíveis complicações trabalhistas, como reclamações por ausência de direitos ou pagamentos inadequados. Ao manter todas as obrigações em dia, a empresa se protege de multas e penalidades que podem ser aplicadas em fiscalizações trabalhistas. Isso é particularmente relevante para microempreendedores individuais (MEI), que, ao contratar um funcionário, devem estar atentos aos direitos e deveres estabelecidos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
O registro assegura que o trabalhador tenha acesso aos direitos trabalhistas previstos pela legislação brasileira, como seguro-desemprego, aposentadoria, auxílio por acidente de trabalho ou doença, e licença maternidade. O registro é, portanto, um passo fundamental para garantir estabilidade e proteção ao trabalhador.
É obrigatório fazer o registro de um empregado
O registro de um empregado é obrigatório. Segundo a legislação trabalhista brasileira, todo empregador deve registrar seus empregados desde o primeiro dia de trabalho. O descumprimento dessa obrigação pode gerar multas e penalidades severas para a empresa. Além disso, a falta de registro pode prejudicar o trabalhador, que ficará sem acesso aos direitos garantidos pela CLT.
Empresas de qualquer porte, incluindo microempreendedores individuais (MEI), estão sujeitas a essa exigência. Mesmo no caso de contratações temporárias ou contratos de experiência, é obrigatório formalizar o vínculo empregatício e garantir todos os direitos previstos na legislação.
Quem pode fazer o registro de um empregado
O registro de um empregado pode ser feito por qualquer empregador, independentemente do porte da empresa. Isso inclui microempreendedores individuais (MEI), pequenas e médias empresas, e grandes corporações. O importante é que o empregador siga todos os procedimentos legais, garantindo que o empregado tenha acesso aos seus direitos.
O processo de registro pode ser intermediado por um contador, especialmente no caso de pequenas empresas que não têm um departamento de recursos humanos estruturado. O contador pode auxiliar no preenchimento dos documentos e na realização de todos os trâmites necessários para formalizar a contratação.
Como fazer o registro de um empregado
O registro deve ser feito desde o primeiro dia de trabalho do empregado. O processo começa com a coleta de documentos do funcionário, como carteira de trabalho, RG, CPF, atestado médico admissional e comprovante de residência.
A seguir, o empregador realiza as anotações na CTPS. Isso significa que o empregador deve registrar na carteira as informações sobre o novo emprego, como a data de admissão, o cargo, o salário e as condições de trabalho.
Além disso, o empregador também precisa preencher um livro ou ficha de registro de empregados, onde serão anotados os dados completos do funcionário. Esse registro é obrigatório por lei e deve ser mantido pela empresa.
Outra obrigação importante é comunicar essa nova contratação ao Ministério do Trabalho. Para isso, o empregador deve utilizar o sistema chamado Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
Para realizar essa comunicação, o primeiro passo é fazer o download e instalar o programa ACI, utilizado para preencher e validar as informações de admissões, desligamentos e transferências de empregados. Após preencher os dados corretamente, o empregador pode transmitir a declaração.
Dependendo do número de empregados, a utilização de Certificação Digital (eCNPJ ou eCPF) pode ser necessária para concluir o processo. Após a transmissão, é importante guardar o Recibo de Entrega, que serve como comprovante de que a empresa cumpriu sua obrigação legal de comunicação.
Esse cadastro é uma forma de o governo monitorar as contratações e demissões que acontecem em todo o país. O empregador tem até o dia 7 do mês seguinte à contratação para fazer essa comunicação.
Qual a documentação necessária para o registro de um empregado
Para registrar um empregado, o empregador precisará dos seguintes documentos:
- • CTPS, RG e CPF;
- • título de eleitor;
- • certificado de reservista (para homens);
- • atestado médico admissional;
- • comprovante de residência e
- • comprovante de escolaridade.
Se o funcionário tiver filhos, é necessário apresentar certidões de nascimento e carteira de vacinação para fins de salário-família.
Quanto tempo leva para o registro de um empregado ser processado
O processo de registro é relativamente rápido, geralmente levando de 1 a 3 dias para ser finalizado, dependendo da organização do empregador e da entrega dos documentos pelo empregado.
Garantindo segurança para empregador e funcionário
Concluindo, o registro de um empregado é um passo fundamental para formalizar a relação de trabalho, garantindo segurança tanto para o empregador quanto para o funcionário.
Além de ser uma exigência legal, ele assegura direitos trabalhistas importantes, como acesso a benefícios previdenciários e proteção contra eventuais litígios. Realizar o procedimento de forma correta, respeitando os prazos e apresentando a documentação necessária, contribui para a saúde jurídica da empresa e o bem-estar do trabalhador.